Cara cara memproses tamu tiba di reception

 Setelah tamu diterima mendaftar dan mendapat kamar yang akan ditempati sampai tamu mendapat kamar yang akan ditempati sampai kepada tamu pergi kekamarnya. Tugas receptionist tidak sampai disana , tetapin receptionist harus menyelesaikan proses sampai pembuatan rekening tamu untuk melengkapi data data tamu yang tinggal dihotel, sebagai bahan imformasi yang lengkap.

          Proses pencatatan tamu yaitu:

          1.daftar tamu yang diharapkan tiba.

          2.Kartu endaftaran tamu atau buku pendaftaran tamu.

          3.Daftar A

          4.Kartu tamu

          5.Slip rak tamu

          6.Buku tamu tiba dan berangkat

          7.Rekening tamu

          8.Rekapulasi penjualan kamar

A. Daftar tamu yang diharapkann tiba (expected arrival list)

          Daftar ini diperguanakan untuk mencatat tamu. Daftar ini dapat disusun sebagai berikut:

          1.Nama tamu yang akan tiba.

          2.Julah kamar yang diperlukan.

          3.Jumlah tamu yang akan tinggal.

          4.Tanggal kedatangan tamu.

          5.Tamu akan lewat udara atau darat.

          6.Keterangan lainnya menyangkut pembayaran jabatan dan memerlukan pelayanan khusus.

B.Kartu pendaftaran dan buku pendaftaran

          Kartu pendaftaran ini hampir setiap hotel memilikinya, meskipun bentuk tidak harus sama sesuai dengan kepentingan hotel yang bersangkutan.

          Keunggulan dan kekurangan kartu pendaftaran

          1.Kebaikan kartu pendaftaran:

                   -selalu bersih.

                   -tamu dapat melakukan pendaftaran secara bersamaan.

                   -lebih besifat pribadi

          2.kerkurangan kartu pendaftaran

                   -mudah hilang

                   -biaya atau harga mahal

          Keunggulan dan kekurangan buku pendaftaran

          1.keunggulan:

                   -tidak mudah hilang dan mudah disimpan

                   -harga lebih murah

          2.kekurangan

                   -tamu tidak bisa melakukan pendaftaran secara bersamaan

                   atau pelayanan lambat.

                   -buku menjadi koter dan robek.

                   -identitas tamu yang mendaftar lebih dulu dapat diketahui

                   oleh tamu yang mendaftar belakangan

          adapun data data penting yang perlu  dicatat di buku pendaftaran:

          -nama lengkap tamu

          -kebangsaan : kewarganegaraan

          -pekerjaan (pekerjaan pokok)

          -kartu pengenal (kartu penduduk atau nomor passport)

          -alamat (alamat tetap tamu)

          -maksud kunjungan  (tugas/berlibur/mengunjungi)\

          -datang dari (nama kota)

          -menuju ke (nama kota tujuan)

          -tanggal tiba ( tanggal check in)

          -tanggal keberangkatan (saat atau meningglkan hotel/ check out)

C.Daftar A

          Adalah suatu catatan identitas tamu yang menginap di hotel atau losmen. Sehari setelah tamu tiba harus dibuatkan laporan atau daftar A dan dikirimkan ke kantor polisi.

          Data untuk menyusun daftar ini kita ambil dari kartu registrasi.

          Data data yang terdapat dalam daftar A:

          -Nama tamu

          -Umur

          -Berangkat ke

          -Kebangsaan

          -Surat keterangan

          -Tiba dan berangkat dengan apa

          -Alamat lengkap

          -Jenis kelamin

          -Datang dari

          -Maksud kunjungan

          -Pekerjaan

          -Tanggal dan saat kedatangan

          -Tanda tangan pengurus penginapan.

D.Kartu tamu

          Adalah lembaran yang diisi oleh receptionist sebelum dibiarkan kepada tamu sebagai tanda pengenal bahwa tamu tersebut tinggal di atau menandatangani rekening di restoran atau bar.

          Pada kartu termuat:

          -Nama tamu .

          -Nomor kamar yang ditempati.

          -Harga kamar.

          -Lamanya tamu tinggal.

E.Slip rak kamar (room rack slip)

          Slip ini dipergunakan untuk mencatat identitas tamu yang harus dimiliki oleh hotel yang langsung berhadapan dengan tamu yang sangat berguna untuk keperluan imformasi baik untuk receptionist, imformasi, telephone, bagian kamar maupun makanan dan minuman.

          Imformasi yang termuat di dalamnya:

          -nama tamu

          -nomor kamar

          -harga kamar

          -tanggal tamu tiba dan keberangkatan

          -alamat tamu

          -kabangsaan tamu

          -pembayaran

          -keterangan lain.