Pencatatan dan Pengolahan data pesanan pada reseption

Cara pencatatan dan pengolahan data pesanan

                   Apabila tamu yang menetapkan untuk tinggal di hotel kita, maka petugas pelayanan pemesanan kamar mencatat selangkapnya data data yang diperlukan di dalam formulir diantaranya yaitu:

A. formulir pemesanan kamar

          formulir ini merupakan formulir yang harus di isi pertamakali oleh petugas. Kolom kolom ini disediakan untuk menacatat adalah:

1.      Date, arrival and departure date

2.      Kind and price of room (harga dan jenis kamar)

3.      Guest name

4.      Registration Identification

5.      Payment (cara pembayaran)

6.      Name of reservatin clerk

7.      Followed up date of reservation (tanggal pembuatan reservasi)

8.      Booking status (Confirmed, Tative and waiting list)

9.      Contack person

10.  Special request

11.  Acc. Instruction (Penanggungjawab payment)

Beberapa manfaat formulir pemesanan kamar:

1.      Petunjuk dan sekaligus pengingat tentang data-data yang harus dikumpulkan dari pemesanan.

2.      Bahan dasar untuk melaksanakan prosedur selanjutnya.

3.      Arsip tertulis yang dapat  dipergunakan bila sewaktu waktu diperlukan

          Catatan: untuk memudahkan mencari kembali formulir ini disimpan didalam arsip (Filing Cabinet) secara berurutan berdasarkan tanggal kedatangan tamu.

B. Buku harian (Daily book)

          Dimaksud untuk mencatat nama nama tamu yang diharapkan akan datang ke hotel berdasarkan imformasi tertulis dari formulir pemesanan kamar. Buku ini dikerjakan setiap hari di dalam praktek buku ini dapat berupa lembaran lembaran formulir yang terlepas.

          Pengisian buku harian sebaiknya dilakukan pada malam hari saat kemungkinan untuk menerima tambahan pemesanan kecil sekali kemudian diserahkan atau disimpan dibagian penerimaan tamu. Untuk memudahkan mencari nama tamu maka nama nama tersebut disusun berurutan berdasarkan abjad kemudian masing masing lembaran buku harian disusun secara berurutan berdasarkan tanggal kedatangan tamu. Imformasi yang ada didalam buku harian antara lain:

1.      Arrival Date

2.      Guest name

3.      Length of stay

4.      Reservation date

5.      Room total

6.      Room rate

7.      Number of room

8.      Keterangan lain yang perlu mendapat perhatian khusus

         

C. Formulir jumlah pesanan (density chart atau conventional chart)

          Dipergunakan untuk mengetahui masih ketersediaan kamar yang dapat disewakan. Density chart dan Conventional chart agak berbeda sedikit antara satu dengan yang lainnya berikut penjelasannya:

1. Conventional Chart

Setiap terjadi pemesanan kamar dalam jumlah dan jenis kamar serta lamanya tamu akan menginap akan diacatat didalam formulir ini. Caranya yaitu dengan membuat garis lurus yang dibatasi tanda panah (<------>) dari tengah-tengah tanggal kedatangan ke tengah-tengah tanggal keberangkatan pada nomor kamar  yang dipesan diatas nama tersebut  nama tamu yang akan datang. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan pensil sehingga apabila ada pembatalan  atau perubahan dapat dengan mudah dihapus.

2. Dencity Chart

Pada hotel menengah atau hotel besar yang masih menggunakan sistem manual dan semi otomatis awalnya mempergunakan tabel pemesanan kamar yang berbentuk Density/Room Control Sheet, namum sekarang ini sudah sangat jarang digunakan karena sudah digunakannya sistem komputer perhotelan. Pengisian dilakukan dengan mempergunakan pensil, mempergunakan tanda strip ( / ) dengan catatan setiap satu reservasi posisi strip harus berbeda agar supaya penghapusan lebih mudah, pengisian dimulai dari tanggal tiba sampai satu hari sebelum berangkat, pengisian dimulai garis mengikuti tempat yang kosong dibawah tempat yang sudah terisi, pada chart tidak perlu diisi tanda panah atau penulis nama seperti halnya pada conventional chart, bila terjadi pembatalan dengan cara menghapus tanda garis mulai tanda yang paling akhir.

D. Surat komfirmasi dan penolakan

          Langkah langkah terakhir dari prosedur pelayanan pemesanan kamar adalah mmemberikan surat konfirmasi pada pemesan sebagai bukti bahwa pesanan telah benar benar disetujui.

          Data data yang terkandung dalam formulir ini adalah:

1.      Identitas hotel

2.      Tanggal pesanan diterima

3.      Nama tamu

4.      Jumlah dan jenis kamar serta tarif

5.      Tanggal kedatangan

6.      Cara pembayaran

          Pengiriman surat konfirmasi biasanya dilakukan apabila cukup waktu yang tersedia bagi perjalanan surat diantar tanggal pemesana dan tanggal kebarangkatan tamu menuju hotel kita. Pada zaman ini pengiriman Confirmation Letter dilakukan dengan menggunakan E-mail dan Fax lebih mudah dan tidak menggunakan banyak biaya serta waktu yang relatif singkat.